Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

HausAdmin ist eine Software zur Verwaltung von Mietobjekten. Vermieter führen darin ihre Häuser, Wohnungen, Mietverträge und Kosten; Mieter sehen ihre eigenen Daten und melden Schäden oder Zählerstände. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten dabei anfallen, wozu sie verwendet werden und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

2. Zwei Rollen, zwei Verantwortliche

Das ist für das Verständnis der folgenden Abschnitte wichtig:

• Für den Betrieb der Plattform – also Ihr Zugang, die Sicherheit des Systems und die Abrechnung – ist der oben genannte Verantwortliche zuständig.
• Für die Inhalte eines Mandanten – also Mietverträge, Mietzahlungen, Schadensmeldungen und alles, was ein Vermieter über seine Mieter erfasst – ist der jeweilige Vermieter verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag und haben kein eigenes Interesse daran. Wenn Sie Mieter sind und Auskunft über Ihre Daten möchten, wenden Sie sich zuerst an Ihren Vermieter.

3. Trennung der Mandanten

Jede Hausverwaltung erhält ein eigenes Datenbankschema und eine eigene Internetadresse. Daten verschiedener Mandanten liegen dadurch technisch getrennt; ein Zugang gilt immer nur für den Mandanten, zu dem er gehört. Hochgeladene Dateien werden ebenfalls je Mandant getrennt abgelegt und nur an Angemeldete dieses Mandanten ausgeliefert.

4. Welche Daten wir verarbeiten

Beim Aufruf der Seiten

Unser Server verarbeitet beim Abruf jeder Seite technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Ohne diese Angaben kann keine Verbindung zustande kommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb.

Konto und Anmeldung

Benutzername, E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, die zugeordnete Rolle (Vermieter oder Mieter) sowie das Passwort in verschlüsselter Form. Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert und ist für uns nicht lesbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Inhalte der Hausverwaltung

Je nach genutzten Funktionen: Angaben zu Häusern und Wohnungen, Mietverträge mit Namen, Geburtsdatum, Anschrift und Kontaktdaten der Mieter, Mietzahlungen und Rückstände, Nebenkostenabrechnungen, Zählerstände, Schadensmeldungen samt Fotos, Rechnungen, Belege, Dokumente, Termine, Aufgaben und Absprachen.

Kontoauszüge und Bankverbindung

Wenn ein Vermieter Kontoauszüge hochlädt oder eine Bankverbindung über FinTS einrichtet, verarbeiten wir die darin enthaltenen Buchungen: Datum, Betrag, Verwendungszweck, Name und IBAN der Gegenseite. Sie dienen ausschließlich dazu, Zahlungen offenen Mieten und Rechnungen zuzuordnen. Zugangsdaten für FinTS werden verschlüsselt gespeichert.

Sicherheitsereignisse

Fehlgeschlagene Anmeldungen, blockierte Anmeldeversuche, abgewiesene Zugriffe und Anmeldungen von einer neuen IP-Adresse werden mit Zeitpunkt, IP-Adresse, versuchtem Benutzernamen und Browserkennung festgehalten. Das dient der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Nutzungsereignisse zur Verbesserung der Bedienung

Die Anwendung erfasst technische Auffälligkeiten in der Bedienung: mehrfach wiederholte Klicks auf dieselbe Stelle, ungewöhnlich langsame Seiten, aufgerufene Adressen ohne Ergebnis, JavaScript-Fehler und abgebrochene Formulare. Dazu werden die betroffene Seite, das angeklickte Element, die Browserkennung und – bei angemeldeten Nutzern – das Konto gespeichert.

Kein Tracking durch Dritte: Diese Auswertung findet ausschließlich auf unserem eigenen Server statt. Es werden keine Dienste zur Reichweitenmessung eingesetzt, keine Werbenetzwerke eingebunden und keine Profile über Websites hinweg gebildet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien und verständlichen Anwendung.

Elektronische Unterschrift unter Mietverträgen

Wird ein Mietvertrag elektronisch unterschrieben, speichern wir den Namen des Unterzeichnenden, den Zeitpunkt, die IP-Adresse, die Browserkennung, gegebenenfalls den gezeichneten Schriftzug und eine Prüfsumme des unterschriebenen Dokuments. Diese Angaben sind der Nachweis der Unterschrift und deshalb untrennbar mit ihr verbunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

5. Cookies und ähnliche Techniken

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein:

Beide sind für den Betrieb erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht nötig. Zusätzlich speichert die Anwendung Bedienvorlieben (etwa den Nachtmodus oder aufgeklappte Menüabschnitte) lokal in Ihrem Browser. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht.

6. Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Benachrichtigungen erlauben, speichern wir die von Ihrem Browser erzeugte Push-Adresse und die zugehörigen Schlüssel. Damit lassen sich Hinweise an Ihr Gerät senden, etwa zu neuen Schadensmeldungen oder fälligen Aufgaben. Die Zustellung läuft über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers. Grundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Sie können sie jederzeit in den Browsereinstellungen widerrufen.

7. Dienstleister

Folgende Unternehmen verarbeiten Daten in unserem Auftrag. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Zum Einsatz künstlicher Intelligenz: Für die tägliche Lageübersicht und das Auslesen von Rechnungen und Kontoauszügen übermitteln wir die dafür nötigen Angaben an Mistral AI. Übertragen werden Kennzahlen und Belegtexte, keine Zugangsdaten. Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Diese Funktionen lassen sich abschalten; ohne hinterlegten Zugang zur Schnittstelle findet keine Übermittlung statt.

E-Mail-Versand: Jeder Vermieter hinterlegt seinen eigenen Mailserver. Einladungen, Erinnerungen und Vertragsunterlagen laufen daher über den von ihm gewählten Anbieter, nicht über uns.

Bankverbindung: Beim automatischen Abruf über FinTS besteht die Verbindung unmittelbar zwischen unserem Server und Ihrer Bank. Ein Zahlungsdienstleister ist nicht beteiligt.

8. Sicherungskopien

Täglich wird eine verschlüsselte Sicherung von Datenbank und hochgeladenen Dateien erstellt und auf einen Speicherplatz in Deutschland übertragen. Die Sicherungen sind verschlüsselt und nur mit einem Schlüssel lesbar, der ausschließlich dem Verantwortlichen vorliegt.

9. Speicherdauer

• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos.
• Mietverträge, Abrechnungen und Belege: so lange der Vermieter sie benötigt. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Sicherheitsereignisse: in der Regel 90 Tage, danach gelöscht, sofern sie nicht zur Verfolgung eines konkreten Vorfalls benötigt werden.
• Nutzungsereignisse: in der Regel 90 Tage.
• Serverprotokolle: in der Regel 14 Tage.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21),
• Widerruf einmal erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Sind Sie Mieter und geht es um Daten, die Ihr Vermieter erfasst hat, wenden Sie sich bitte zuerst an ihn – er entscheidet über diese Daten.

11. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist das die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier abrufbare Fassung.